Làm thế nào để yêu cầu thông tin công khai?
Quý vị phải gửi yêu cầu thông tin công khai bằng văn bản đến cơ quan chính phủ mà quý vị tin là đang nắm giữ thông tin đó. Thông tin mà quý vị đã yêu cầu bằng văn bản phải là thông tin đã có sẵn.
Cơ quan chính phủ không bắt buộc phải trả lời các câu hỏi, thực hiện tra cứu pháp lý, đưa ra tư vấn pháp lý hoặc tạo thông tin mới để đáp ứng yêu cầu thông tin công khai của quý vị.
Hãy làm theo các bước sau.
Danh mục các bước thực hiện
Kiểm tra trang web của cơ quan chính quyền trước. Một vài thông tin mà quý vị cần có thể được tìm thấy trên mạng. Đồng thời, trang web của họ có thể cung cấp các biểu mẫu yêu cầu thông tin hoặc thông tin chung về cách gửi yêu cầu thông tin công cộng (xem bước 4).
- Cung cấp mô tả và chi tiết đầy đủ về thông tin được yêu cầu để cho phép cơ quan chính quyền xác định và định vị chính xác thông tin mà quý vị yêu cầu.
- Hãy nhớ: cơ quan chính quyền không thể hỏi lý do tại sao quý vị yêu cầu thông tin, và quý vị không phải nói lý do tại sao mình muốn truy cập hồ sơ.
*Tìm mẫu yêu cầu thông tin công cộng từ Freedom of Information Foundation of Texas và Liên minh Tự do Thông tin Quốc gia.
Quý vị luôn nên giữ lại bản sao văn bản yêu cầu hồ sơ của mình. Các bức ảnh chụp hoặc ảnh quét có thể được chấp nhận.
Quý vị chỉ có thể gửi yêu cầu của mình bằng một trong những cách sau cho viên chức thông tin công cộng của cơ quan chính quyền hoặc cá nhân/viên chức mà cơ quan chính quyền chỉ định để tiếp nhận những yêu cầu này:
- Bưu điện Hoa Kỳ;
- Thư điện tử;
- Giao nhận trực tiếp (tùy theo các thủ tục hợp lý của cơ quan chính quyền); hoặc
- Bất kỳ cách nào khác được cơ quan chính quyền chấp nhận.
Nếu quý vị gửi yêu cầu qua thư, hãy gửi qua bưu điện và giữ biên nhận. Hãy gửi bằng phương thức có tạo mã vận đơn, ví dụ như thư ưu tiên hoặc thư bảo đảm.
Nếu quý vị gửi bằng email, quý vị nên yêu cầu biên nhận gửi thư khi gửi xong.
Và, nếu quý vị mang yêu cầu đến nộp trực tiếp, hãy bảo đảm quý vị có thể chứng minh mình đã ở đó. Ví dụ: Quý vị có thể đưa ai đó đi cùng và người đó sẵn sàng chứng thực rằng họ đã đi cùng quý vị và quý vị đã nộp yêu cầu. Hỏi xin tên và chức vụ của người mà quý vị nộp yêu cầu. Giữ lại giấy tờ chứng tỏ quý vị đã đến tận nơi để nộp yêu cầu, ví dụ như biên nhận đậu xe.
Quý vị có thể kiểm tra hoặc hỏi xin thông tin cập nhật về tình trạng của hồ sơ mà quý vị yêu cầu. Hãy phối hợp với những nỗ lực của cơ quan chính quyền trong việc xác định loại hoặc lượng thông tin mà quý vị yêu cầu.
Nếu quý vị tin rằng cơ quan chính quyền không phản hồi đúng yêu cầu của mình, quý vị có thể liên hệ với Đường dây nóng hồ sơ mở qua số điện thoại 512-478-6736 hoặc số điện thoại miễn cước tại 877-OPEN TEX (877-673-6839).