Chia sẻ sớm bằng chứng cho phép tất cả các bên xem xét bằng chứng và theo dõi hiệu quả trong suốt phiên điều trần. Điều phối viên tòa án sẽ cần thời gian để chuẩn bị tài liệu dẫn chiếu/vật chứng của quý vị để xuất trình trong phiên điều trần trực tuyến.

Bằng chứng không được gửi đúng hạn có thể bị cấm xuất trình trong phiên điều trần của quý vị. Kiểm tra các quy định của địa phương và tòa án để biết thời hạn khi nào quý vị phải gửi bản sao bằng chứng điện tử cho tòa án và bên đối lập.

Quý vị có thể chia sẻ bản sao điện tử của bằng chứng qua e-mail, nhưng việc gửi một số tài liệu qua email có thể khó khăn. Quý vị nên sử dụng nền tảng chia sẻ tệp như Dropbox, Google Drive hoặc Box. Sử dụng nền tảng chia sẻ tệp cho phép quý vị sắp xếp bằng chứng của mình với các thư mục kỹ thuật số và chia sẻ liên kết với những người tham gia phiên điều trần. Đảm bảo thư mục quý vị chia sẻ chỉ chứa thông tin mà quý vị muốn bên kia truy cập. Liên kết chia sẻ tệp cho phép bất kỳ ai có quyền truy cập liên kết vào mọi tài liệu trong thư mục.

Nhắc nhở các nhân chứng của quý vị về thời gian và ngày chính xác diễn ra phiên điều trần của quý vị. Đảm bảo rằng họ có thông tin chính xác để truy cập phiên điều trần trực tuyến và sẽ ăn mặc chỉnh tề.

Nếu nhân chứng của quý vị không truy cập được công nghệ phù hợp, hãy giúp họ lập kế hoạch trình diện tại phiên điều trần trong một không gian không bị phân tâm.

Nếu quý vị không có máy tính xách tay hoặc máy tính, hãy cân nhắc sử dụng Ki-ốt ảo của Trung tâm Dịch vụ Pháp lý Texas tại địa phương quý vị. Hãy đảm bảo làm theo các hướng dẫn được liệt kê cho điểm ki-ốt để gọi điện hoặc đặt chỗ trực tuyến để sử dụng ki-ốt trước khi diễn ra phiên điều trần của quý vị.

Nếu quý vị định sử dụng máy tính cá nhân hoặc máy tính xách tay của mình, hãy kiểm tra thiết bị của quý vị để đảm bảo rằng kết nối internet, phần mềm hội nghị trực tuyến và micrô của quý vị đều hoạt động bình thường. Cân nhắc sử dụng tai nghe để có chất lượng âm thanh tốt hơn.

Ngay cả khi đã chuẩn bị, các vấn đề kỹ thuật vẫn có thể xảy ra trong phiên điều trần trực tuyến.

Nếu quý vị gặp sự cố kỹ thuật:

• Hãy bình tĩnh.
• Hãy trao đổi với điều phối viên tòa án về vấn đề.
• Thực hiện theo hướng dẫn của điều phối viên tòa án để giải quyết vấn đề.

Nhiều điều phối viên tòa án đưa ra hướng dẫn về cách liên lạc với họ nếu quý vị gặp bất kỳ vấn đề nào vào ngày diễn ra phiên điều trần. Đảm bảo quý vị có số điện thoại của họ để có thể thao tác nhanh chóng nếu gặp sự cố kỹ thuật.

Thực hành sử dụng các tính năng như chia sẻ màn hình để quý vị cảm thấy thoải mái khi sử dụng chúng trong bản trình bày của mình. Quý vị càng cảm thấy thoải mái với thiết bị, phần trình bày của quý vị sẽ càng suôn sẻ. Ít phiền nhiễu hơn sẽ giúp quan tòa tập trung vào bằng chứng của quý vị.

Đọc các tài liệu trong mục Tòa án trực tuyến: Công nghệ của TexasLawHelp.org để tìm hiểu về cách sử dụng Zoom, Microsoft Teams, WebEx hoặc CourtCall cho phiên điều trần trực tuyến của quý vị.

Tìm một không gian yên tĩnh để tham dự phiên điều trần của quý vị và kiểm tra không gian xung quanh quý vị để tìm những thứ có thể gây mất tập trung hoặc không phù hợp khi quý vị đang ở trước camera. Cố gắng sắp xếp không gian của quý vị sao cho chuyên nghiệp.

Tránh hình nền ảo và bộ lọc trong phiên điều trần của quý vị. Mặc dù các hình nền đó có thể vui nhộn, nhưng lại có thể dừng hoạt động giữa phiên điều trần và làm mất nội dung trình bày của quý vị.

Loại bỏ tất cả các vấn đề gây nhiễu khỏi khu vực của quý vị sẽ giúp cho quan toà tập trung vào phần trình bày của quý vị.

Lưu ý: Những người khác không nên có mặt trong khi quý vị đang tiến hành phiên điều trần trực tuyến của mình. Không được phép để trẻ em, vật nuôi và những thứ gây xao lãng lớn khác vào không gian diễn ra phiên điều trần trực tuyến của quý vị trong quá trình tố tụng - giống như trong phòng xử án thực tế.